Сотрудник, подрядчик или иждивенец сотрудника

В данном уведомлении указано, какие именно персональные данные нам необходимы, для каких целей и ваши права, вытекающие в связи с этим.

На что распространяется данная Политика конфиденциальности?

Все сотрудники в группе компаний Shell (далее — «Shell» или «мы») несут ответственность за защиту персональных данных не только своих коллег, но также наших клиентов, деловых партнеров и поставщиков.

Эта Политика конфиденциальности содержит информацию о персональных данных, обрабатываемых компанией Shell, в отношении действующих или бывших сотрудников, стажеров или индивидуальных подрядчиков, а также иждивенцев сотрудников Shell (далее — «Персонал Shell»).

Информацию для отдельных ритейлеров, участников программ лояльности Shell, посетителей веб-сайтов Shell или пользователей приложений Shell, см. Уведомление о Privacy Notice - B2C программы лояльности, водительской или энергетической программы по адресу https://www.shell.com.ru/privacy/b2c-notice.html.

Информацию для тех, кто подает заявку о приеме на работу в Shell, или кто участвует в процедуре подбора кадров или проводит оценку, см. Уведомление о конфиденциальности - Подбор кадров Shell по адресу https://www.shell.com.ru/privacy/job-applicant-notice.html.

Данные Уведомления также доступны на сайтах компании Shell во всех регионах, в которых мы работаем, на местных языках и в соответствующих случаях содержат ссылку на местные требования.

Дополнительная информация о том, как мы обрабатываем ваши персональные данные в рамках конкретных процессов управления персоналом (такими как Open Resourcing, OneHealth IT и программы International Mobility), может содержаться как в данном Уведомлении о конфиденциальности, так и в специальных уведомлениях о конфиденциальности и дополнительных положениях о конфиденциальности. В таких случаях указанные уведомления о конфиденциальности будут направлены вам отдельно. Данные уведомления о конфиденциальности могут отличаться в зависимости от стран, в которых мы работаем, и соответствовать местным правилам и требованиям законодательства.

В данном Уведомлении о конфиденциальности объясняется, какие персональные данные мы обрабатываем о вас, почему мы обрабатываем ваши персональные данные и для каких целей, как долго мы храним ваши персональные данные, как получить доступ и обновить ваши персональные данные, а также варианты, которые у вас есть в отношении ваших личных данных, и куда обратиться за дополнительной информацией.

Категории собираемых персональных данных.

Какие именно персональные данные мы обрабатываем? Сбор информации

Мы обрабатываем персональные данные, необходимые для управления трудовыми отношениями, привлечения подрядчиков и стажеров и предоставления льгот некоторым иждивенцам сотрудников Shell.

Сюда относится личная контактная информация, дата рождения, семейное положение, информация о начислении заработной платы и банковском счете, информация о размере заработной платы и премий, включая информацию о бенефициарах, контактные данные в чрезвычайных ситуациях, информацию о результатах работы, информацию, необходимую для получения права работать в стране, в которой вы работаете, а также любую другую информацию, необходимую для управления трудовыми отношениями, привлечения подрядчиков и предоставления привилегий определенным иждивенцам сотрудников Shell (например, лицам, сопровождающим сотрудника Shell во время командировки за границу).

Конфиденциальные личные данные

Мы также обрабатываем некоторые специальные категории персональных данных («конфиденциальные личные данные»), такие как данные, касающиеся здоровья человека, его расового или этнического происхождения, религиозных или философских убеждений, сексуальной ориентации, политических убеждений и членства в профсоюзах. Мы будем обрабатывать такие персональные данные только в тех случаях, когда это будет необходимо в целях соблюдения трудового законодательства и социального обеспечения, для ведения защиты по предъявленным требованиям и искам или, когда это необходимо для предоставления профосмотров и предоставления медобслуживания, для защиты жизненно важных интересов отдельного лица (например, в чрезвычайных ситуациях), когда это необходимо по соображениям общественного здравоохранения или когда лицо дало свое явно выраженное согласие.

Мы будем обрабатывать ваши персональные данные только при наличии у нас законных оснований на это.

Почему мы обрабатываем ваши персональные данные?

Мы обрабатываем ваши персональные данные:

• для выполнения обязательств по соблюдению местных законов и правил;
  
• для законных деловых интересов (например, для управления производительностью, чтобы гарантировать, что у нас есть квалифицированный и компетентный персонал, или в целях охраны труда и безопасности, чтобы гарантировать, что только уполномоченный персонал может получить доступ к определенным сайтам или имуществу, участию в судебных процессах и защите по предъявленным требованиям и искам); или
  
• с вашего ясно выраженного согласия.
  

Обратите внимание, что согласно общему принципу компания Shell не нуждается в согласии Персонала Shell на обработку персональных данных. Тем не менее, в отдельных особых случаях согласие может потребоваться, например, в соответствии с применимым местным законодательством.

Персональные данные, запрошенные у Персонала Shell — это минимум, необходимый для выполнения юридических и (или) контрактных требований и обеспечения возможностей для участия в программах или предоставления пособия. Отсутствие запрошенной информации от вас может негативно повлиять на вашу занятость, стажировку, работу в качестве подрядчика, участие в программах или получение пособия.

В случаях, когда обработка основывается на согласии и когда применимое местное законодательство требует иного, вы имеете право отозвать свое согласие на обработку в любое время. Это не повлияет на достоверность уже обработанных данных. Однако отмена согласия может повлиять на вашу занятость, участие в программах, другие виды взаимодействия или возможность получения пособия.

Цели обработки персональных данных, осуществляемой нами.

С какой целью обрабатываются персональные данные?

Мы обрабатываем персональные данные, на которые распространяется данная Политика конфиденциальности, для указанных ниже целей.

• Управление персоналом, выполнение бизнес-процессов, внутреннее управление, составление управленческой отчетности, проведение организационного анализа и развития - включая бюджетное, финансовое и организационное планирование, администрирование, компенсационные выплаты, управление эффективностью;
  
• Гигиена и охрана труда - включая защиту жизни или здоровья персонала Shell, гигиену трудa и технику безопасности, защиту имущества и человеческих ресурсов компании Shell, аутентификацию индивидуального статуса и права доступа персонала Shell; или
  
• Соблюдение норм и правил юридического и/или регуляторного характера - включая соблюдение норм и правил юридического и/или регуляторного характера.
  

Мы также можем обрабатывать ваши персональные данные для вторичных целей, если они тесно связаны с основными целями, например:

• хранение, удаление или обезличивание ваших личных данных;
  
• предотвращение мошенничества, проведение аудита или расследования, разрешение споров или страхование, судебные разбирательства и защита претензий; или
  
• проведение статистических, исторических или научных исследований.
  

Мониторинг

• в целях охраны здоровья и безопасности, для предотвращения мошенничества и, в частности, защиты объектов, персонала и посетителей помещений Shell.
  
• для выполнения законодательных и нормативных требований, особенно в тех случаях, когда местное законодательство требует предоставлять информацию государственным/регулирующим органам;
  
• проводить мониторинг (в совокупности) числа лиц, входящих и работающих в помещениях компании Shell для управления персоналом и составления планов использования недвижимого имущества; а также
  
• для целей финансового управления и контроля используется дата и время входа и выхода из помещений Shell только подрядчиков (а не сотрудников Shell).
  

Большинство наших помещений и активов оснащены камерами видеонаблюдения (CCTV). Идентификация будет проходить везде, где установлены камеры. Камеры наблюдения используются для охраны здоровья, труда и обеспечения безопасности, в частности, для защиты активов, Персонала Shell и посетителей Shell. Все изображения регулярно удаляются, если только не возникло проблем, связанных с охраной здоровья, труда или безопасностью, предполагаемой или фактической преступной деятельностью, и в этом случае они могут рассматриваться внутренними следственными группами компании Shell и внешними службами, если это требуется или разрешено правоохранительными органами или другими государственными органами.

Тщательная проверка

В целях соблюдения правовых и нормативных обязательств, защиты активов и сотрудников/подрядчиков Shell, а также для обеспечения соответствия Shell требованиям торгового контроля, законодательства по борьбе с отмыванием денег и (или) взяточничеством и коррупцией и другим нормативным требованиям, мы периодически проверяем всех сотрудников и подрядчиков. Такая проверка проводится по данным находящихся в свободном доступе или опубликованных правительством санкционных списков и сравнивается с информацией, полученной от вас компанией Shell (например, из реестра конфликтов интересов — см. здесь для получения дополнительной информации).

Никакие персональные данные, собранные посредством тщательной проверки, не являются основанием для формирования профиля или автоматического принятия решений о пригодности для продолжения трудовых отношений, стажировки или привлечения в качестве подрядчика.

Кто несет ответственность за сбор персональных данных?

В зависимости от вашего местоположения ответственность за обработку ваших персональных данных (включая данные о иждивенцах) будет нести соответствующая компания-работодатель из группы компаний Shell совместно со своими аффилированными лицами в группе компаний Shell. Соответствующая компания указана на местном сайте вашей страны.

В случае с индивидуальными подрядчиками компания, входящая в Shell Group, заключившая индивидуальный или совместный договор на ваши услуги с ее аффилированными лицами в группе компаний Shell и вашей внешней компанией-подрядчиком/работодателем или соответствующим агентством.

Кому мы можем передавать ваши персональные данные?

Кому мы передаем персональные данные?

Ваши персональные данные обрабатываются исключительно для целей, указанных выше, и будут использоваться только строго в случае служебной необходимости:

• Другими компаниями из группы компаний Shell, в том числе теми, которые могут находиться за пределами вашего местоположения;
  
• Уполномоченными сторонними агентами, поставщиками услуг, внешними аудиторами и (или) субподрядчиками Shell; и
  
• Компетентными государственными органами, правительственными и контролирующими органами или фискальной службы в случаях, когда требуется соблюдение правовых или нормативных обязательств, которым подчиняются соответствующие компании группы Shell или которые разрешены согласно применимому местному законодательству; или
  
• Любое лицо, которому компания «Шелл» предлагает передать любые свои права и (или) обязанности.
  

Ваши персональные данные могут быть переданы за пределы вашей страны при условии соблюдения соответствующих мер безопасности.

Передача ваших персональных данных в другие страны

Если персональные данные были переданы компаниям Shell Group и (или) уполномоченным третьим лицам, расположенным за пределами вашей страны, мы принимаем организационные, договорные и законодательные меры для обеспечения обработки ваших персональных данных исключительно для указанных выше целей и соответствующего уровня их защиты. Эти меры включают Обязательные корпоративные правила для передачи данных между группой Shell и компаниями Shell в ЕС, утвержденные Европейской комиссией механизмы передачи данных для передачи персональных данных третьим сторонам, а также любые дополнительные местные правовые требования. Копия Обязательных корпоративных правил Shell доступна по адресу www.shell.com.ru/privacy.html или privacy-office-SI@shell.com.

Shell обязуется предпринять все меры по защите ваших персональных данных.

Безопасность ваших персональных данных

У нас реализованы технологии и политики, призванные защитить вашу конфиденциальность от несанкционированного доступа и неправильного использования; по мере появления новых технологий мы по возможности будем усовершенствовать данные меры.

Shell хранит ваши персональные данные только в течение определенного периода времени.

Как долго мы храним ваши персональные данные?

Управление всей информацией, включая персональные данные, осуществляется в соответствии со стандартами Shell Group по управлению информацией и документацией и надежно удаляется сразу, как только в ней пропадает необходимость для законной коммерческой или юридической/регуляторной деятельности.

За некоторыми исключениями, необходимыми для соблюдения местных законодательных требований:

• Информация, содержащаяся в личных делах, хранится не более 10 лет после расторжения трудового договора;
  
• информация, касающаяся пенсионных пособий, хранится не более 99 лет с момента начала действия трудового договора;
  
• любые персональные данные, собранные в ходе проверки на предмет наличия общедоступных или опубликованных правительством списков санкций и средств массовой информации, хранятся не более 15 лет после их первого сбора;
  
• имена, дата, время и точки доступа для всех лиц, входящих в помещения Shell, хранятся в течение 3 лет с момента каждого доступа;
  
• если сотрудник был уволен или договор с ним был расторгнут из-за серьезного проступка, в том числе из-за нарушения Жизненно важных правил Shell или Кодекса деловой этики Shell, информация хранится до 30 лет после расторжения трудового договора.
  

В любом случае информация может храниться: a) более длительное время, когда для этого есть юридическое или нормативное основание (в этом случае данные будут удалены сразу после того, как они станут ненужными), или b) более короткое время, если лицо возражает против обработки своих персональных данных и нет законного бизнес-основания для их дальнейшего хранения.

Ваши права и как их реализовать.

Ваши права в отношении ваших персональных данных.

Мы стремимся поддерживать максимально точную информацию о вас. Вы можете запросить:

• доступ к вашим персональным данным;
  
• исправление или удаление ваших персональных данных (но только, если они больше не будут требоваться для законных деловых целей);
  
• чтобы ваши персональные данные обрабатывались в определенных пределах; и (или)
  
• получение персональных данных, которые вы предоставили компании Shell, в структурированной цифровой форме для передачи другой стороне, если это технически возможно.
  

При наличии доступа к HR Online можно получить доступ к своим персональным данным через: https://hronline.shell.com/.

Также можно обратиться к своему консультанту по кадровым вопросам. Если вы подрядчик, обсудите этот вопрос с внешним внешней компанией-подрядчиком/работодателем или соответствующим агентством. Информацию для бывших сотрудников или иждивенцев можно запросить по почте privacy-office-SI@shell.com.

С кем вы можете связаться, если у вас возникнуть вопросы, беспокойство, жалоба относительно ваших персональных данных?

Если у вас есть какие-либо проблемы, вопросы или жалобы относительно обработки ваших персональных данных, просмотрите соответствующее уведомление о конфиденциальности Shell, утвержденное в вашем регионе, или обратитесь к специалистам по почте Privacy-Office-SI@shell.com.

Также вы можете связаться с руководителем службы защиты персональных данных Shell International B.V., Гаага, Нидерланды, — торговый реестр, № 27155369, почтовый адрес: PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Если вы не удовлетворены качеством хранения своих персональных данных компанией Shell, у вас есть право подать жалобу в местный орган по защите персональных данных или в орган по защите персональных данных (если таковой имеется) Нидерландов по адресу: Prins Clauslaan 60, 2595 AJ, the Hague, The Netherlands (Нидерланды). Дополнительная информация приведена на сайте https://rkn.gov.ru/.

Настоящее Уведомление о конфиденциальности периодически обновляется.

Изменения настоящего Уведомления конфиденциальности

Условия данного Уведомления конфиденциальности могут изменяться. Поэтому мы рекомендуем регулярно просматривать данное Уведомление о конфиденциальности на предмет возможных изменений. Последний раз настоящее Уведомление о конфиденциальности обновлялось в августе 2019 года.